Booking Request Là Gì? Các Bước Xử Lý Booking Request Cho Khách Hàng

Booking Request là thuật ngữ căn bản trong trong xuất nhập khẩu được hãng tàu phát hành cho hãng vận tải yêu cầu bên sử dụng dịch vụ cung cấp thông tin theo form có sẵn. Vậy Booking Request là gì, quy trình xử lý booking request này tại công ty vận tải diễn ra thế nào.

Một doanh nghiệp khó có thể kiêm quá nhiều chức vụ và khó kiểm soát các hoạt động nếu cứ tự mình gách vác quá nhiều công việc, ví dụ công việc vận chuyển hàng hóa. Trừ khi công ty đó là công ty lớn và sản phẩm thường xuyên cung cấp cho thị trường rộng thì mới có một bộ phận vận chuyển riêng biệt, nhưng đa số các doanh nghiệp hiện nay dù lớn nhỏ thì cũng đều sử dụng dịch vụ vận chuyển ngoài, bởi nó tiện dụng và tránh được nhiều rủi ro không đáng có. Vậy làm như thế nào để có thể sử dụng dịch vụ và được tư vấn những điều mà mình chưa biết ở các công ty dịch vụ? Nếu bạn làm việc ở công ty vận chuyển thì bạn sẽ giải đáp các thắc mắc và tư vấn cho khách hàng như thế nào? Đấy chính là cách mà bạn phải xử lý một booking requesr của khách hàng. Vậy hãy theo dõi bài viết để xem một nhân viên xử lý booking request và mẫu booking request hiện nay như thế nào nhé!

Booking được xem là một thủ tục hải quan bắt buộc trong quá trình xuất nhập khẩu, chủ hàng đặt chỗ với hàng vận chuyển. Khách hàng đặt booking với Forwarder, còn bên vận tải lại đặt booking với hãng tàu.

Đặt booking không khó, nhưng bạn cần phải biết giá booking và chọn lựa hãng vận taitrong từng thời điểm phù hợp.

Booking request là những yêu cầu đặt hàng của hãng tàu. Khi đươc xác nhận việc đặt chỗ thành công bằng việc gủi booking confimation ( lệnh cấp cont)

Trên lệnh cấp container này gồm những thông tin:

  • – Số booking
  • – Tên tàu (vessel -voyage no)
  • – Cảng bốc (port of loading) – cảng dỡ ( port of delivery )
  • – Giở cắt máng (closing time)….

Đẻ hiểu hơn về quy trình làm booking request như thế nào, chúng ta cùng tìm hiểu quy trình làm booking của bên vận tải như sau:

Bước 1: Nhận báo giá từ hang tàu cho khách hàng điền thông tin vào booking request. Mỗi công ty FWD có một mẫu riêng sẽ cho khách hàng điền thông tin yêu cầu từ đó sẽ chọn hàng tàu phù hợp với mong muốn của hàng tàu.

Trên booking Request sẽ gòm những thông tin cơ bản như sau:

  • – Cảng xếp hàng ( port of Loading )
  • – Cảng dỡ hàng ( Port Of discharge )
  • – Container type ( loại container)
  • – Comodity ( Mô tả chi tiết hang hóa )
  • – Tonnage  ( Trọng tải hàng)
  • – Payment palace: Nơi trả cước – cước trả trước hay trả sau
  • – Port area: Nơi nhận hàng
  • – Stufffing date: Ngày hàng đi dự kiến
  • – adress details: Địa chỉ cụ thể
  • – Who Will peform On carriagea: Bên làm thủ tục vận chuyển hàng nội địa

Bước 2:  trong quy trình làm booking request – Đàm phán

  • Chủ hàng sẽ đàm phán với bên vận tải (forwarder) chi tiết về lịch tàu, cước tàu, giá tàu và những điều kiện giao hàng kèm theo .Sau khi thống nhất bên vận tải sẽ gửi lại
  • Booking Confirmation để xác nhận chính xác lại lịch đặt chỗ thường xác nhận qua mail.

Bước 3: Liên hệ xử lý thông tin khách hàng cung cấp

  • Công ty vạn tải sẽ cung cấp với khách hàng để xác nhận lại thông tin đã có trên booking.Sau khi chốt lai thông tin sẽ đăt chỗ chính thức với hãng tàu. Thực tế việc này sẽ được liên hệ qua mail.

Bước 4: Thuê Vận Chuyển nội địa

  • Trong booking Request dựa vào thỏa thuận của khác hàng sẽ biết forwarder hay chủ hàng là người thuê vận tải trong cảng nội địa .

Bước 5: Thỏa thuận thêm nếu có

  • Thông thường thì sale của hãng vận tải sẽ thực hiện khai báo hả iquan và sẽ theo dõi toàn bộ quá trình vận tải để mang hàng lên tàu.

Bước 6: Thực hiện gửi SI (Shipping instruction) cho khách hàng

  • Trong bước này thì FWD sẽ yêu cầu chủ hàng gửi SI để làm Bill Nháp và gửi lại Bill nháp này cho khách hàng xác nhận trước khi chốt làm bill chính thức.

Bước 7: Gửi thông tin cho hãng tàu phát hành vạn đơn chủ

  • Quá trình này bên vận tải sẽ cung cấp thông tin cho hãng tàu làm Master Bill và xác nhận lại quy trình làm master bill như quy trình làm HBL như trên.

Bước  8: Phát hành House Bill cho khách hàng

  • Khi FWD nhận được MBL từ hàng tàu sẽ dựa vào đó để phat hành HBL cho chủ hàng. HBL chỉ có giá trị khai báo hải quan còn khách hàng muốn nhận

Bước 9: Gửi House Bill gốc để nhận hàng

Trên bộ bill đầy đủ sẽ có 3 bản gốc và 3 bản sao có đầy đủ dấu và chữ ký của hàng tàu để lấy hàng

Mẫu Booking request hiện hành

Như vậy, trên đây là các bước tiế hành booking request của một công ty vận chuyển đối với một đơn đạt hàng của khách. Hy vọng bài viết sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích cho bạn.

Trên đây là quy trình làm booking request cơ bản bạn cần biết. Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu hơn khi làm booking request.

Chúc bạn thành công !

Booking Request Là Gì? Các Bước Xử Lý Booking Request Cho Khách Hàng
5 (100%) 3 votes

Reply