Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì

Bạn muốn làm việc tại vị trí nhân viên chứng từ Xuất Nhập khẩu nhưng lại chưa có hiểu biết nhiều về quá cụ thể về vị trí này. Bài viết này sẽ tổng hợp nhiều thông tin về vị trí này nhất có thể. Mời bạn đọc tham khảo:

Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì
Nhân Viên Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Là Làm Gì

Nhân Viên Chứng Từ Chỉ Là Tên Gọi Chung…

Nhân viên chứng từ hay còn gọi là (Document staff) là tên gọi chung chung khi tuyển dụng nhưng khi làm việc bạn sẽ thấy chia ra nhiều mảng khác nhau. Trong các công ty kinh doanh dịch vụ xuất nhập khẩu – logistics như: Coloader , Forwarder,  Carriers  thường tuyển dụng các vị trí: 

  • Chứng từ hàng sea xuất 
  • Chứng từ hàng sea nhập 
  • Chứng từ hàng air xuất – nhập khẩu 
  • Nhân viên chứng từ khai báo hải quan
  • Chứng từ bộ phận cước – logistics 
  • Chứng từ vị trí thanh toán quốc tế 
  • Chứng từ bộ phận thủ tục hải quan giấy phép… 

Ngoài ra, ở các công ty sản xuất thương mại, mua bán xuất nhập khẩu, vị trí nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cũng được xem là vị trí nhân viên mua hàng – Purchasing Staff.

Nhân Viên Chứng Từ Thường Làm Công Việc Gì?

Công việc của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.
Công việc của một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu.

Tùy từng vị trí và quy mô doanh nghiệp mà nhân viên chứng từ sẽ làm việc ở mức độ nào nhưng các nghiệp vụ cơ bản bạn cần phải làm được như sau: 

  • Sau khi thỏa thuận giá cả với khách hàng, nhân viên chứng từ sẽ nhận Booking từ khách hàng.
  • Liên hệ với nhà cung cấp, khách hàng, hãng tàu để đặt lịch vận chuyển và sắp xếp theo tiến độ của công việc.
  • Làm hợp đồng, soạn thảo hóa đơn, invoice, PO, Packing list, DO…
  • Chuẩn bị chứng từ, bộ hồ sơ liên quan đến hàng hóa như làm C/O, lấy mẫu kiểm định từ các cơ quan chức năng với nhóm hàng hóa đặc biệt.
  • Làm chứng từ hỗ trợ khách hàng, hãng tàu cung cấp các thông tin cần thiết Làm House Bill, hoặc Telex Release trong những trường hợp cần thiết, ngoài ra làm các hợp đồng khác như thuê cont, bãi,  kiểm soát các loại phí phí DEM/DET, vệ sinh, vận chuyển cont…
  • Thanh toán quốc tế làm hợp đồng, chuẩn bị chứng từ theo hình thức: L/C, T/T, D/A…
  • Lưu trữ hồ sơ đặt hàng, mua hàng, như: thư từ giao dịch liên quan, đơn đặt hàng, bộ chứng từ, hàng mẫu, luôn nắm được tình hình và kiểm soát được lịch chuyển hàng và giao nhận hàng, giải quyết thông tin phát sinh liên quan khi giao nhận hàng, thông quan, vấn đề thuê xe vận tải, kho bãi….
  • Liên hệ với đại lý nước ngoài về vận chuyển hàng hóa, thông tin vận tải, giá cả những vấn đề khác kết hợp với phòng kế toán và những phòng ban khác để bảo đảm tiến độ công việc.
  • Cập nhật thông tin văn bản pháp luật liên quan đến dịch vụ hàng hóa

Về cơ bản là những đầu việc như vậy còn làm thêm gì bạn sẽ thực hiện theo phân công của cấp trên và mức độ chuyên môn hóa của công ty bạn. 🙂

Lương Của Nhân Viên Chứng Từ Là Bao Nhiêu

Đây là vấn đề rất nhiều người quan tâm khi dự định chuyển nghề qua lĩnh vực mới. Một số thống kê cho thấy mặt bằng lương vị trí chứng từ xuất nhập khẩu cao hơn các nghành nghề khác như: kế toán, nhân sự…

Trung bình lương nhân viên chứng từ chưa có kinh nghiệm sẽ ở mức: 6.000.000 vnđ – 8.000.000 vnđ tùy vào doanh nghiệp

Đối với nhân viên có kinh nghiệm rồi lương sẽ đạt mức tối thiểu 8.000.000 vnđ trở lên việc lương 1 hay 2 con số phụ thuộc vào khả năng của bạn.

Ngoài lương bạn có thể thấy lộ trình công danh của vị trí hành chính nhân sự mảng chứng từ như sau:

Nhân viên tập sự – nhân viên chính thức – chuyên viên – Phó phòng chứng từ-  trưởng phòng – giám đốc bộ phận 

Đặc Thù Công Việc Và Những Yêu Cầu Với Nhân Viên Chứng Từ

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu phải xử lý rất nhiều công việc do đặc thù xuất nhập khẩu là công việc giải quyết những tình huống vận tải và sử dụng hàng hóa.

Vì vậy, họ cần sự tập trung và tư duy logic trong công việc, kỹ năng đàm phán vì mỗi tình huống vận chuyển khác nhau, đòi hỏi nhân viên chứng từ phải nắm được bản chất công việc mình đang làm. Nhân viên chứng từ phải cẩn thận và cần thái độ tốt trong công việc. Mọi sai lầm đều có thể dẫn đến hao tổn chi phí của các bên nên có câu nói thế này: “Mọi sai lầm đều phải trả giá bằng tiền hoặc rất nhiều tiền”. Vì thế, bạn phải biết cách tự chịu trách nhiệm trong công việc.

Cách tốt nhất ở đây là biết cách tổ chức, sắp xếp công việc sao cho hợp lý, làm việc theo trình tự để đảm bảo công việc của 1 ngày được hoàn thành

  • Với lượng Chứng từ nhiều cần phải giải quyết trong các khoảng thời gian khác nhau với nhiều đối tác nên việc lưu trữ phân loại các chứng từ khoa học, xếp lượng khách hàng theo những tiêu chuẩn của doanh nghiệp, luôn nắm rõ tình hình và chuyển rõ những lịch chuyển hàng và giao nhận hàng với những bộ phận liên quan.
  • Về áp lực thì mình không nói vì ngành nào mà chả có áp lực đúng không?

Chi Vũ Thị Tuyết nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trong công ty dịch vụ forwader chia sẻ:

“những tháng cuối năm đi làm về muộn thường xuyên, OT liên tục phải nhờ người đón con, công việc áp lực lắm. Nhưng thu nhập cũng tăng nên mình vẫn theo nghề tới giờ”

  • Có khả năng giao tiếp tiếng Anh mức độ cơ bản: viết mail, gọi điện, đọc tài liệu tiếng anh. Nhưng thành thạo tiếng Anh thì vẫn tốt hơn cho để bạn thăng tiến trong sự nghiệp nhé. 
  • Nhân viên chứng từ cần có kĩ năng tin học văn phòng, biết sử dụng các công cụ, phần mềm tính toán, quản lý dữ liệu cần thiết.

Cơ Hội Cho Người Chưa Có Kinh Nghiệm Ứng Tuyển?

Như bạn thấy đấy, dù vị trí này là vị trí phổ biến, nhiều công ty tuyển nhưng nếu bạn hoàn toàn là một newbie trong ngành, chưa có kinh nghiệm thì sao?

Cơ hội việc làm trong nghề nhân viên chứng từ.
Cơ hội việc làm trong nghề nhân viên chứng từ.

Bạn nghĩ đi học việc 1 thời gian, làm không lương cho người ta để có kinh nghiệm thì mới tự tin đi làm nhưng nhà tuyển dụng không thích nhận một người học việc vì không trả lương đồng nghĩa với việc bạn và họ chẳng có gì ràng buộc gì, nên bạn có thể thích thì tới, làm sai thì bỏ vậy ai chịu trách nhiệm… Đó là lý do hầu như các công ty hầu như không tuyển thực tập sinh, người học việc không lương, trừ khi là người nhà có sự hỗ trợ.

Vì vậy, với người mới hoàn toàn mình khuyến khích các bạn tự trang bị kiến thức nghiệp vụ trước khi dấn thân. Bản thân mình thì có học một khóa nghiệp vụ tại các trung tâm đào tạo xuất nhập khẩu thực tế xong mới đi xin việc. Có dịp, mình nhất định sẽ viết bài review về cảm nhận của mình. Hi vọng sẽ giúp ích cho bạn. 

Bạn Sợ Chưa Có Kinh Nghiệm Sẽ Không Xin Được Việc

Nhiều công ty không thích tuyển người có kinh nghiệm rồi vì ở công ty cũ, cách làm như vậy mới đúng nhưng khi qua doanh nghiệp mới cách làm đó không phù hợp nữa. Với một số người bảo thủ, chậm thích nghi sẽ mất thời gian lâu để thay đổi thành ra lại là trở ngại trong quá trình làm việc.

Mình có nghe một câu chuyện mà thầy dạy nghiệp vụ mình kể lại:

công ty tuyển dụng vị trí chứng từ sea xuất – nhập, họ tuyển 2 người: 

1 bạn mới chưa có kinh nghiệm được đào tạo khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu cơ bản và 1 người đã có 3 năm kinh nghiệm. Khi vào môi trường mới chỉ sau 2 tuần bạn chưa có kinh nghiệm làm tốt hơn về quy trình mặc dù hơi chậm hơn 1 chút vì bạn ấy luôn cố gắng học hỏi và ghi nhớ cẩn thận những gì được hướng dẫn, còn người có kinh nghiệm rồi thì thường xuyên sai sót. Trong công việc không ghi nhận góp ý từ đồng nghiệp vì nghĩ không cần thiết và cho rằng không làm được ở đây thì qua chỗ khác làm nên họ không cố gắng hết mình

Nếu chọn 1 người nhận ai thì bạn biết rồi đó.

Từ những ví dụ trên, người chưa có kinh nghiệm với người đã có kinh nghiệm đều có những thế mạnh riêng. Vậy nên, việc cơ hội đến với ai là do sự thích nghi, sự chuẩn bị và cố gắng của bản thân mỗi người. “Hiệu suất lao động” là thứ vũ khí chắc chắn bạn nên đưa ra để thuyết phục nhà tuyển dụng. Tuy nhiên, nhớ sau khi thuyết phục được rồi thì bạn phải chứng minh nhé. 

Hy vọng bài viết trên đây đã cung cấp cho bạn thêm nhiều thông tin để có cái nhìn tổng quát hơn về việc một nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần làm những gì và cũng là động lực cho các bạn mới bước chân vào nghề hoặc các bạn muốn chuyển ngành ước chừng được cơ hội của mình mà ra quyết định.

Nếu bạn là người mới hãy tìm hiểu các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế đó là con đường ngắn nhất giúp bạn vào nghề. Mốt số trung tâm đào tạo uy tín như: VinaTrain Việt Nam,  Kiến Tập, Tân Cảng, Thuận Phát… có chương trình đào tạo rất sát với công việc này. 

Chúc bạn thành công!

Nguồn: Ngọc Mai – Tổng hợp và Biên tập

Chia sẻ

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.