Rất nhiều doanh nghiệp tổ chức gây ấn tượng xấu với đối tác vì thiếu quy định tiếp khách. Vậy làm sao để tiếp khách chuyên nghiệp, phù hợp với hoàn cảnh và văn hóa của đơn vị? Mời bạn đọc tham khảo bài viết chi tiết về quy định tiếp khách nơi công sở tại đây.
Tầm quan trọng của việc tiếp khách
Tiếp khách là hoạt động thường có tại các doanh nghiệp và tổ chức với mục đích mở rộng và duy trì các mối quan hệ trong đơn vị, Doanh nghiệp. Trong kinh doanh hay bất kì lĩnh vực nào nếu không hình thành tốt được quy định tiếp khách sẽ mất nhiều mối quan hệ kinh doanh khó để phát triển hơn.
Như vậy, tiếp khách nơi công sở cần thiết phải có những quy định cụ thể và quy trình hướng dẫn áp dụng với các phòng ban. Đây được coi là một trong những nhân tố tạo bước đệm quan trọng để mở rộng quy mô hoạt động của Doanh nghiệp.
- Vậy làm thế nào để hoạt động tiếp khách trở nên chuyên nghiệp hơn?
I. Quy định tiếp khách cần biết
Các bạn nên nhớ dù tiếp khách trong hoàn cảnh nào cũng cần phải tuân thủ các lưu ý sau:
- Tuân theo các nguyên tắc về đối ngoại, giao tiếp với khách hàng theo quy định của Công ty, đặc biệt chú trọng đến nguyên tắc tôn trọng, nhiệt tình, bình đẳng đối với khách hàng cho phù hợp.
- Sự chỉ đạo của Tổng Giám đốc hay Giám đốc các cấp, đảm bảo sự phân công rõ ràng, phát huy tính chủ động của các bộ phận, các thành viên trong quá trình triển khai kế hoạch.
- Phối hợp tốt giữa các bộ phận, các thành viên có liên quan, đảm bảo sự thống nhất trong quá trình tiếp khách.
- Quy trình đón tiếp khách phải được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo kiểm soát tốt tình hình, tính chủ động và hiệu quả cao.
- Quản trị tốt các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình đón tiếp khách hàng, tránh các trường hợp ảnh hưởng trực tiếp đến khách hàng.
- Mọi vấn đề phát sinh về chi phí phải được thông qua Ban giám đốc và phải thật sự tiết kiệm, phù hợp với quy định của Công ty.
II. Trình tự đón tiếp khách nơi công sở
Tại phần này, tác giả sẽ đưa các kịch bản đón tiếp từng đối tượng khách như sau:
1. Đối với khách thông thường
1.1. Quy định chung
Tiếp khách thông thường là trường hợp tiếp khách đến liên hệ công tác và làm việc với Công ty, thường là những đối tác đã làm giao dịch nhiều lần….
Trong trường hợp các bộ phận có hẹn trước với khách thì bộ phận đó có trách nhiệm chuyển thông tin cho đơn vị quản lí biết trước để tiếp khách chu đáo. Các thông tin cần gửi tới bộ phận tiếp nhận (lễ tân) để đón khách gồm:
- Tên khách hàng:
- Đơn vị công tác:
- Người khách cần gặp:
- Giờ hẹn:
1.2. Trình tự tiếp khách
Khi khách đến Công ty liên hệ công tác thì nhân viên bảo vệ hoặc bộ phận lễ tân có trách nhiệm hướng dẫn khách gặp bộ phận tổ chức để làm việc. Sau khi nghe yêu cầu từ khách, nhân viên quản lý xử lý như sau:
Trường hợp 1: Đối với khách đã có hẹn trước
- Khi gặp khách nhân viên chào hỏi lịch sự và hỏi nhu cầu của khách.
- Sau đó kiểm tra lại thông tin nếu đúng thì mời khách đến phòng tiếp khách, chuẩn bị nước mời khách, sau đó liên hệ với người khách cần gặp để thông báo.
- Trường hợp không thể liên hệ được người khách cần gặp thì nhân viên quản lý phải thông báo cho khách biết, ghi nhận thông tin của khách sau đó thông báo cho người có trách nhiệm biết.
Trường hợp 2: Đối với khách không hẹn trước
- Đối với khách không có hẹn trước cần lưu ý để tránh những trường hợp tiêu cực như: (lừa đảo, dọa nạt, kiện cáo..) phòng lễ tân cần xử lý một cách khéo léo như sau: mời khách ngồi vào phòng tiếp khách, hỏi thông tin, nhu cầu của khách, sau đó liên hệ với bộ phận liên quan để xác nhận nếu đúng thông tin đã cung cấp sẽ mời nhân sự ra làm việc với khách.
- Trường hợp người khách cần gặp không thể liên hệ được hoặc từ chối gặp thì bộ phận lễ tân trả lời với khách là không liên hệ được, sau đó xin thông tin của khách để liên hệ sau. Sau đó nhân viên quản lí phải thông báo cho người khách cần gặp biết để xử lý càng sớm càng tốt.
2. Đối với khách quan trọng
Khách quan trọng có thể là các đối tác ký kết các hợp đồng, dự án lớn hoặc các công việc quan trọng với Công ty hoặc là lãnh đạo cơ quan các cấp thuộc Nhà nước từ cấp huyện trở lên. Yêu cầu tiếp khách có thể do các bộ phận đề xuất hoặc do Tổng Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan trực tiếp chỉ đạo.
Trong trường hợp này sẽ được chỉ đạo từ ban giám đốc hoặc các bộ phận chuyên môn đề xuất đề bộ phận hành chính, lễ tân chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức tiếp đón theo các bước sau:
Bước 1: Lập kế hoạch: Kế hoạch tiếp khách cần có các nội dung cơ bản như sau:
- Số lượng khách cần tiếp đón, thông tin cá nhân của khách hàng (họ tên, chức vụ, đơn vị công tác,…)
- Thời gian, nội dung sơ bộ của buổi tiếp khách
- Dự kiến những vấn đề phát sinh về chỗ ở, phương tiện đi lại, sinh hoạt cho khách (nếu khách có đề nghị hỗ trợ)
- Đề xuất các thành viên tham gia tiếp khách và người chủ trì buổi tiếp khách
- Và một số nội dung khác theo yêu cầu phù hợp với tính chất buổi tiếp khách và làm việc
Lưu ý: Kế hoạch đón tiếp khách phải rõ ràng, chi tiết và có sự phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận. Phòng ban liên quan phải chuyển kế hoạch cho người đề nghị tiếp khách và người được phân công tiếp khách thống nhất kế hoạch đón tiếp, trình lên Tổng Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan phê duyệt.
Bước 2. Chuẩn bị đón tiếp khách
- Các phòng ban liên quan phải chịu trách nhiệm kiểm soát tiến độ và các công việc được thực hiện theo kế hoạch đề ra.
- Trường hợp tiếp khách liên quan đến bộ phận chuyên môn nào thì có thể phối hợp với các bộ phận đó để thực hiện tốt kế hoạch đã được phê duyệt.
Các yêu cầu khi đón tiếp khách
- Các thành viên, bộ phận tham gia đón, tiếp khách phải có tác phong, trang phục, lời nói chuẩn mực, phù hợp với khách hàng và tuân theo quy định của Công ty.
- Thái độ tiếp khách phải nghiêm túc, lịch sự, giải quyết công việc nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và quy định của Công ty.
- Báo cáo kịp thời cho Tổng Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan về những vấn đề vượt quá thẩm quyền hoặc những vấn đề phát sinh trong quá trình đón tiếp khách.
III. Những quy định về chi phí tiếp khách cần biết
1. Quy định chung:
Hội đồng Quản trị, Ban giám đốc, Kế toán trưởng, Trưởng Văn phòng đại diện và những thành viên khác theo sự phân công của Giám đốc hoặc người được Giám đốc hoặc các bộ phận liên quan uỷ quyền mới có thẩm quyền đưa ra quyết định về việc chi tiêu chiêu đãi, tiếp khách cũng như thanh toán các khoản chi tiêu liên quan đến việc chiêu đãi, tiếp khách.
Những vấn đề phát sinh như việc bận công tác khiến họ không thể trực tiếp mời chiêu đãi, tiếp khách hàng được thì những người có thẩm quyền quy định trên đây sẽ có thể phân công cho người khác (những người có quan hệ làm việc trực tiếp với người được mời chiêu đãi tiếp khách) thay mặt mình mời chiêu đãi, tiếp khách. Trường hợp này người phân công vẫn phải làm thủ tục thanh toán chi phí và chịu mọi trách nhiệm về các chi phí đó. Người được phân công thay thế không làm thủ tục thanh toán chiêu đãi, tiếp khách.
Việc mời chiêu đãi, tiếp khách chỉ phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, quan hệ đối ngoại, ngoại giao của Công ty với mức chi phí tiết kiệm và hiệu quả. Không phục vụ tiếp khách giải quyết việc riêng, cá nhân, các đối tượng không có quan hệ giao dịch kinh doanh với Công ty.
2. Quy định về chi phí tiếp khách theo luật
Căn cứ theo Khoản 4 Điều 1 của Luật số 71/2014/QH13 ban hành ngày 26/11/2014 của Quốc hội khoá XIII sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập Doanh nghiệp số 14/2008/QH12 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 32/QH13 quy định như sau:
“ Phần chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh vượt quá 15% tổng số chi được trừ. Tổng số chi được trừ không bao gồm các khoản chi quy định tại điểm này; đối với hoạt động thương mại, tổng số chi được trừ không bao gồm giá mua của hàng hoá bán ra”
Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2015 Theo Luật số 71/2014/QH1 – Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của các luật về Thuế đã có những thay đổi về quy định trong chi phí tiếp khách:
“Chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, hoa hồng môi giới, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị, hỗ trợ chi phí liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh sẽ không bị khống chế 15% nữa.”
Như vậy,chi phí tiếp khách được coi là chi phí hợp lệ sẽ không bị giới hạn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các khoản chi phí tiếp khách phải phù hợp với doanh thu: hợp đồng ký kết được các khoản chi này phải có chứng từ hợp lệ theo quy định.
3. Hồ sơ chứng từ tiếp khách cần chuẩn bị
Rất nhiều doanh nghiệp bị loại chi phí tiếp khách khi quyết toán thuế cuối năm vì không cung cấp được chứng từ kèm hóa đơn. Điều này rất đang tiếc do tính chủ quan của bộ phận tiếp nhận hoặc chưa hiểu kỹ về luật. Vậy bạn đọc cần biết những chứng từ kèm theo khi hạch toán chi phí tiếp khách phải đáp ứng đầy đủ chứng từ, hóa đơn chứng minh mục đích sử dụng vào phục vụ hoạt động kinh doanh của Công ty.
Các chứng từ, hóa đơn thanh toán chi phí tiếp khách được coi là hợp lý bao gồm:
- Hoá đơn thanh toán và dịch vụ đi kèm ( dưới dạng không có hợp đồng kinh tế hoặc phiếu đặt dịch vụ)
- Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng hoá, dịch vụ
- Bảng kê khai chi tiết các món ăn, chi phí phát sinh trong quá trình tiếp khách
- Phiếu xác nhận dịch vụ, hoặc hợp đồng kinh tế nếu khách đặt trước
- Biên bản thanh lý hợp đồng
- Phiếu thu tiền nếu thanh toán tiền mặt hoặc thẻ
Trên đây là bài viết tổng hợp về Quy định tiếp khách tại công ty áp dụng với các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân, thông tin chia sẻ trong bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy từng Công ty, Doanh nghiệp mà có thể thay đổi cho phù hợp, tốt nhất doanh nghiệp nên tạo quy định tiếp khách và hướng dẫn nhân sự trong công ty mình áp dụng. Đây là yếu tố rất cần thiết trong quản lý nhân sự và xây dựng văn hóa doanh nghiệp lâu dài.
Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết. Nếu bạn cần trang bị thêm nghiệp vụ hành chính nhân sự, bạn có thể tham khảo thêm các khóa học hành chính nhân sự để nâng cao nghiệp vụ.
Chúc các bạn thành công!
Nguồn: Hà Hiền (biên tập)
0398328414zalo