Booking Confirmation Là Gì? Khái Niệm Và Quy Trình Thực Hiện

Xuất nhập khẩu là hoạt động đang được khuyến khích và đẩy mạnh phát triển trong xu hướng kinh tế hội nhập hiện nay. Các doanh nghiệp trong nước ta cũng đang rục rịch và có những ý tưởng về sản phẩm cũng như đẩy mạnh các mối quan hệ hợp tác với những đối tác nước ngoài nhằm tăng trưởng lợi nhuận cũng như tạo được chỗ đứng trên thị trường quốc tế.

Vậy nên những khái niệm về xuất nhập khẩu, không ít thì nhiều cũng được mọi người tìm hiểu, tuy nhiên nhiều người vẫn còn xa lạ với những thủ tục và quy trình của xuất nhập khẩu. Baì viết sau đây sẽ giới thiệu cho bạn một trình tự cá bước vô cùng quan trọng khi sử dụng dịch vụ vận chuyển xuất nhập khẩu sao cho đúng cách và không bị bỡ ngỡ khi mới sử dụng lần đàu tiên cũng như nắm được những hiểu biết cơ bản về thủ tục này.

Booking là mọt trong những bước đầu khi thực iện bất cứ một dịch vụ nào, trong lĩnh vực vận chuyển cũng như vậy, nếu như bạn nghe nhắc đến booking trong đặt phòng hay đặt các vị trí trong nhà hàng khách sạn thì việc booking trong các công ty vận chuyển mang ý nghĩa tương tự. Khi là thủ tục booking nghĩa là bạn đang làm thủ tục bắt đầu cho một mối quan hệ hợp tác giữa khách hàng và bên cung cấp dịch vụ. Bạn là doanh nghiệp có hàng há cần xuất nhập khẩu, còn công ty dịch vụ vận chuyển cung cấp các dịch vụ làm thủ tục liên quan hàng hóa và thiết kế một hành trình cho hang hóa của bạn đến đúng địa điểm và thời gian đã xác định trước.

Giải thích theo khái niệm đơn giản hơn thì booking là thủ tục đặt trước hành trình cho đơn hàng cần vận chuyển. Booking confirmation là danh từ chỉ việc xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với các hãng tàu. Quy trình này hoạt động như thế nào, trải qua những bước nào, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tiếp theo đây.

Với mong muốn được vận chuyển hàng hóa và nhận hàng tại địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng thương mại quốc tế đã ký kết trước đó, các công ty xuất nhập khẩu tìm đến các công ty dịch vụ forwarder. Khi liên lạc và muốn đăng ký dịch vụ này, bạn phải làm thủ tục đặt hàng để có thể yêu cầu công ty dịch vụ đặt chỗ cho mình tại các hãng vận chuyển có thể như hãng tàu, hãng  hàng không tùy theo phương tiện mà bạn mong muốn.

Khái niệm booking confirmation

Khách hàng muốn đặt chỗ cho hàng hóa của mình trên một hãng tàu, hãng hàng không cụ thể sẽ chủ động liên hệ với công ty dịch vụ mà mình tin tưởng, sau đó làm thủ tục booking request, khi khách hàng có lời muốn sử dụng dịch vụ, bên phía vận chuyển có thể chủ động liên lạc lại để điền giúp và hoàn tất thủ tục booking request cho khách hàng.

Sau đó yêu cầu này sẽ được gửi tới hãng vận chuyển mà bên khách hàng yêu cầu để xác nhận có nhận đơn hàng này hay không. Nếu hãng vận chuyển chấp nhận yêu cầu và chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa cho bên khách hàng thì hãng vận chuyển sẽ gửi lại cho phía khách hàng một phiếu xác nhận đã đặt chỗ hay còn gọi là booking confirmation, có được xác nhận này tức là bạn đã có một lệnh yaau cầu cung cấp container rỗng.

Trên phiếu xác nhận đặt hàng bao gồm những thông tin cơ bản sau: Mã số của đơn hàng hay còn gọi là số booking, tên của phương tiện vận chuyển, địa điểm chất hàng hóa lên tàu, địa điểm dỡ hàng hóa xuống, địa điểm vận chuyển cụ thể,…Sau khi giấy xác nhận được gửi tới phía khách hàng thì đơn vị chủ sở hữu hàng hóa nên chuẩn bị thủ tục thông quan hải quan và những chứng từ và hàng hóa cần thiết khác để vận chuyển hàng hóa theo trình tự.

Việc tiếp theo sẽ do bên bộ phận giao nhận hàng hóa của công ty dịch vụ vận chuyển làm việc với khách hàng. Lúc này bộ phận này có nhiệm vụ theo dõi tiến trình và hành trình của hàng hóa từ giai đoạn đưa hàng hóa lên phương tiện vận chuyển chính, sắp xếp phương tiện để đưa hàng hóa ra cảng nếu có thỏa thuận trước, và làm thủ tục thông quan hàng hóa để hàng hóa được phép xuất khẩu ra nước ngoài.

Các bước thực hiện lập phiếu thông tin đặt hàng booking profile

Booking profile là một khái niệm được sử dụng khi nhân viên kinh doanh phía đơn vị vận chuyển chịu trách nhiệm lập và thực hiện, bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa trong đơn hàng và gửi những chứng từ, giấy tờ có liên quan đến lô hàng cho phía bên giải quyết chứng từ tiếp nhận và thực hiejn theo tiến trình tiếp. Thông tin trên booking profile về cơ bản gồm có những chứng từ sau:

  • Tên doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, người đại diện gửi hàng hóa và số điện thoại liên hệ
  • Tên của hãng phương tiện: hãng tàu, hãng hàng không,..
  • Địa điểm của nơi xếp hàng (cảng đi), địa điểm nơi dỡ hàng (cảng đến), thời điểm phương tiện bắt đầu khởi hành
  • Phương thức thanh toán được xác định trước là thanh toán khi nhận hàng hay thanh toán sau bằng các hình thức thanh toán trả chậm,…
  • Chi phí dịch vụ, chi phí hoa hồng, chi phí phát sinh,…

Tiến trình thực hiện để có thể đặt hàng

Quy tình booking thực tế được thực hiện tương đối đơn giản và có nhân viên kinh doanh bên phía công ty vận chuyển hướng dẫn cụ thể,, vậy nên bạn không càn quá lo lắng về tiến trình của nó, mà thay vào đó cần để ý đến các thông tin mà bạn cung cấp trong quá trình này, bởi nó quyết định trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa của bạn sau này. Về cơ bản, tiến trình được thực hiện theo các bước sau:

  • Bước thứ nhất: Khi đã đi đến các thỏa thuận về thời gian xuất hàng hóa, hàng hóa đã sẵn sàng chỉ chờ có phương tiện và tiến trình vận chuyển nưa thôi, thì bên phía doanh nghiệp xuất khẩu sẽ liên hệ với cong ty vận chuyển để yêu cầu đặt trước một chỗ trong hãng tàu cụ thể được ghi cụ thể trên booking request. Trong thủ tục đó còn bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa như khối lượng, tên mặt hàng, các thông tin về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể,…
  • Khi đã đảm bảo các thông tin được điền đúng và đầy đủ thì hai bên là doanh nghiệp xuát khẩu và phía dịch vụ sẽ hợp tác và phía xuất khẩu chính thức trở thành một khách hàng của bên vận chuyển khi được hãng tàu chấp nhận đơn booking bằng booking confirmation.
  • Sau khi nhận được giấy xác nhận đơn hàng của phía vận chuyển, nhà xuất khẩu sẽ cần duyệt lại các thủ tục và thông tin ở văn phòng của hãng tàu trước khi được cấp container rỗng để đóng hàng vào và vận chuyển.

Thực tế khái niệm booking confirmation được sử dụng khá nhiều hiện nay, không chỉ là thuật ngữ chuyên ngành của lĩnh vực vận chuyển mà còn được dùng phổ biến trong các ngành khác như du lịch, khách sạn, nhà hàng,…đều chung ý nghĩa là xác nhận đã đặt hàng theo yêu cầu của khách hàng.

Khi booking trước một phòng trong khách sạn, tức là bạn đã dặt trước căn phòng đó theo thời gian cụ thể và có những yêu cầu khác đi kèm sẽ được thỏa thuận thêm. Nói chung thuật ngữ này được sử dụng phổ biến hiện nay và bạn nên biết tới nó để có thể tiện lợi hơn khi đến các khu nghĩ dưỡng du lịch,…

Trên đây là một số thông tin và giải thích về tiến trình booking trong công ty vận chuyển, đây là một lĩnh vực đang được phát triển và ngày càng quan trọng hơn trong thời đại hội nhập kinh tế hiện nay, khi mà xuất nhập khẩu là hoạt động kinh tế được đẩy mạnh hơn bao giờ hết. Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin tham khảo hữu ích. Chúc bạn thành công!

Booking Confirmation Là Gì? Khái Niệm Và Quy Trình Thực Hiện
5 (100%) 1 vote

One Response

Reply