Booking Confirmation Là Gì? Khái Niệm Và Quy Trình Thực Hiện

Booking confirmation là một thuật ngữ khá phổ biến trong ngành xuất nhập khẩu bắt buộc người trong ngành phải nắm rõ, vậy Booking confirmation là gì? Chúng ta hãy cùng tìm hiểu khái niệm và quy trình thực hiện

Booking Confirmation Là Gì? Khái Niệm Và Quy Trình Thực Hiện
Booking Confirmation Là Gì? Khái Niệm Và Quy Trình Thực Hiện

Khái niệm booking confirmation là gì

Booking là gì. Để hiểu được về booking bạn cần biết rõ hơn quy trình như sau: Khi hai công ty xác nhận gia dịch bên có trách nhiệm thuê vận tải quốc tế sẽ liên hệ với hãng vận tải để book cước. Công việc này gọi là booking (đặt chỗ với hãng).

Các Airline, hoặc Carrriers sau khi nhận được yêu cầu đặc chỗ sẽ gửi cho khác hàng  báo giá gọi là booking note.  Và yêu cầu khách hàng kiểm tra thông tin trước khi xác nhận đặt chỗ với hãng để tránh hiểu lẫm đáng tiếc giữa 2 bên.

Việc xác nhận lại thông tin trên booking note được gọi là booking confirmations. Như vậy Booking confirmation là danh từ chỉ việc xác nhận thủ tục đặt hàng trước của khách hàng đối với hãng vận tải.

Booking Confirmation được gửi tới ai? 

Booking confirmation sẽ là chứng từ do người đặt chỗ (shipper) gửi cho các đơn vị vận tải. Quy trình có thể như sau:

  • TH1: Shipper đi qua dich vụ forwarder:  Lúc này shipper không trực tiếp liên hệ với hãng tàu mà sẽ thông qua một đơn vị trung gian vì vây, họ sẽ không trực tiếp gửi xác nhận đặt chỗ cho hãng tàu mà gửi cho các đơn vị hỗ trợ mình là công ty Forwarder. Sau đó công ty FWD sẽ gửi cho hãng.
  • TH2: Shipper đi trực tiếp qua hãng tàu, lúc này thay vì gửi trực tiếp cho bên thứ 3 như ở trường hợp trên shipper sẽ liên hệ trực tiếp với hãng tàu, hãng bay để trả booking confirmation.

Lý do vì sao shipper không đi trực tiếp qua hãng mà sử dụng dịch vụ của forwarder vì thực tế hãng tàu thích làm việc với khách buôn có số lượng lớn họ sẽ có những ưu ái giá tốt hơn làm việc với khách lẻ (các công ty nhỏ lẻ).

Thêm vào đó là khi booking cước với hãng doanh nghiệp sẽ không được nợ cước như đi qua bên dịch vụ FWD. Ngoài ra, các công ty xuất nhập khẩu thường rất yếu về nghiệp vụ, như vậy ngoài nhu cầu thuê cước họ còn phát sinh thêm các nhu cầu về tư vấn dịch vụ thông quan xuất nhập khẩu, giấy phép. Vậy thì tại sao không thuê luôn một bên dich vụ hỗ trợ mình vừa được nợ, cước phí không đắt hơn quá nhiều, hỗ trợ dịch vụ tốt.  Đây cũng là lý do vì sao các công ty FWB ngày càng phát triển và sống khỏe nhờ nhu cầu vận tải ngày càng tăng.

Thông Tin Thể Hiện Trên Booking Confirmation

Khi kiểm tra thông tin trên booking confirmation bạn cần lưu ý những thông tin sau:

Tham khảo mãu booking confirmation của hàng hàng không
Tham khảo mãu booking confirmation của hàng hàng không

Giải thich thuật ngữ trên booking:

  • Mã số của đơn hàng hay còn gọi là số booking: Đây là số liệu hãng vận tải đặt ra để quản lý đơn hàng khi có yêu cầu đặt chỗ. Nhiều trường hợp bạn sẽ thấy số booking trùng với vận đơn nhưng đây không phải bắt buộc.
  • Tên của phương tiện vận chuyển (vessel/voyage/ flight to): Đây là tên phương tiện vận tải sẽ tiếp nhận hàng từ cảng xuất chờ tới cảng nhập theo kế hoạch. Nhiều trường hợp có thay đổi thông tin phương tiện thực tế trên booking cf sẽ khác với thông tin trực tế trên bill.
  • Cảng bốc, càng dỡ (POL- POD): Địa điểm chất hàng hóa lên tàu, địa điểm dỡ hàng hóa xuống, địa điểm vận chuyển cụ thể…
  • Closing time: Thông tin giờ cắt máng, tức là thời gian cuối cùng hãng tàu, hãng bay  tiêp nhận hàng từ shippper bốc lên tàu. Muộn hơn thời gian trên sẽ không load được hãng nữa.
  • Volume: Sản lượng chỗ muốn đặt với hãng tàu, đối với hàng biển FCL là sản lượng cont (1*20DC) … với hàng LCL là sản lượng thực tế hàng bốc. Tương tự vậy với hàng air là lượng hàng đi air.
  • Tên doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa, người đại diện gửi hàng hóa và số điện thoại liên hệ
  • Phương thức thanh toán được xác định trước là thanh toán khi nhận hàng hay thanh toán sau bằng các hình thức thanh toán trả chậm,…
  • Chi phí dịch vụ, chi phí hoa hồng, chi phí phát sinh…
  • Ngoài ra, còn cần quan tâm thêm các thông tin khác như: Người liên hệ, nơi lấy cont đong hàng các thông tin hướng dẫn khác cần biết đặc biệt với hàng biển phải thật lưu ý.
  • Sau khi giấy xác nhận được gửi tới phía khách hàng thì đơn vị chủ sở hữu hàng hóa nên chuẩn bị thủ tục thông quan hải quan và những chứng từ và hàng hóa cần thiết khác để vận chuyển hàng hóa theo trình tự.

Sau khi gửi booking confirmation cho hãng tàu, nếu nhận được chấp thuận từ hãng sẽ có phản hồi lúc này shipper sẽ nhận được lệnh cấp container rỗng với hàng biển.

Tiến trình thực hiện để có thể đặt hàng

Quy tình booking thực tế được thực hiện tương đối đơn giản và có nhân viên kinh doanh bên phía công ty vận chuyển hướng dẫn cụ thể,, vậy nên bạn không càn quá lo lắng về tiến trình của nó, mà thay vào đó cần để ý đến các thông tin mà bạn cung cấp trong quá trình này, bởi nó quyết định trực tiếp đến việc vận chuyển hàng hóa của bạn sau này. Về cơ bản, tiến trình được thực hiện theo các bước sau:

  • Bước thứ nhất: Gửi yêu cầu đặt trước một chỗ trong hãng tàu cụ thể được ghi cụ thể trên booking request. Trong thủ tục đó còn bao gồm các thông tin cơ bản về hàng hóa như khối lượng, tên mặt hàng, các thông tin về cảng đi cảng đến, thời gian, địa điểm giao hàng cụ thể,…
  • Bước 2 nhận được booking note và gửi xác nhận đặt chỗ với hãng bằng booking confirmation.
  • Xác nhận thông tin liên hệ với hãng đề nhận lệnh cấp container rỗng để đóng hàng vào và vận chuyển.
Shipper muốn đặt chỗ trên hãng tàu cần phải có booking comfirmation
Shipper muốn đặt chỗ trên hãng tàu cần phải có booking comfirmation

Thực tế, tùy từng doanh nghiệp lập booking confirmation sẽ được thực hiện theo các hình thức: Trả lời bằng mail,  xác nhận đặt chỗ bằng chứng từ theo form đã có sẵn hoặc submit trên hệ thống đối với các hãng tàu hoặc hãng bay.

Trên đây là một số thông tin và giải thích về tiến trình booking trong công ty vận chuyển, chứng từ này chỉ là căn cứ làm việc giữa shipper và consignee không phải chứng từ cần có trong bộ chứng từ thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

Hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin tham khảo hữu ích. Chúc bạn thành công!

Chia sẻ

1 BÌNH LUẬN

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.