Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc của các doanh nghiệp mua bán xuất nhập khẩu. Nhưng liệu bạn có hiểu được bản chất của tờ khai hải quan là gì? Tại sau phải khai hải quan và những mục cần nắm khi lên tờ khai hải quan không?

Bản chất của tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là một dạng văn bản để chủ hàng kê khai thông tin hàng hóa xuất khẩu ra khỏi lãnh thổ Việt Nam hoặc nhập khẩu vào Việt Nam. Lực lượng kiểm soát sẽ dựa vào bản thông tin kê khai này để tính thuế cho doanh nghiệp và kiểm tra thực tế hàng hóa khi cần thiết.

Trước đây các doanh nghiệp sẽ dùng tờ khai giấy để điền nội dung khai báo theo quy đinh, còn từ năm 2014 đến hiện nay đã chuyển sang hình thức khai điện tử thông qua phần mềm VNACCS. Trừ một số trường hợp làm hàng phi mẫu dịch thì vẫn áp dụng phương pháp khai cũ.

Tờ khai hải quan sẽ được in bằng giấy A4 màu trắng, không được phép xử dụng giấy màu. Và tờ khai xuất khẩu sẽ có những điểm khác biệt so với tờ khai nhập khẩu nhưng vẫn đảm các nội dung chính sau đây.

Các Mục Cần Nắm Trong Tờ Khai Hải Quan.

–  Đối với góc trái của tờ khai: phải ghi rõ tên Chi cụ Hải quan đăng ký mở tờ khai, Chi cục hải quan cửa khẩu xuất khẩu/nhập khẩu.

–  Ở phần giữa của tờ khai:

• Số tham chiếu và ngày giờ gửi: là số tự động cấp cho mỗi tờ khai khi người khai hải quan gửi dữ liệu khai báo hải quan điện tử tới hệ thống để đăng ký kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Số tờ khai, ngày giờ đăng ký: phần này là số thứ tự của số đăng ký tờ khai hàng ngày theo từng loại hình xuất khẩu tại từng Chi cục Hải quan do hệ thống đã tự động ghi lại. Với trường hợp cần ghi thủ công thì công chức Hải quan sẽ ghi đầy đủ theo thứ  tự: Số tờ khai/XK/loại hình/đơn vị đăng ký tờ khai, số lượng phụ lục tờ khai và ký tên đóng dấu công chức.

–  Phần bên phải tờ khai: Thể hiện tên hoặc số ký hiệu của công chức đã tiếp nhận tờ khai. Trường hợp khai thủ công hải quan tiếp nhận đăng ký tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu ký tên và đóng dấu công chức.

– Đối với doanh nghiệp khai hải quan và tính thuế: 

•  Phần ô số 1: Người xuất khẩu: phải có đầy đủ tên, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế.
•  Phần ô số 2: Người nhập khẩu: phải điền đầy đủ tên doanh nghiệp, địa chỉ, số điện thoại, số Fax và mã số thuế (nếu có) của thương nhân nhập khẩu.
•  Ô số 3: Người uỷ thác/ người được uỷ quyền (Nếu có): phải điền đẩy đủ nội dung tương tự ô số 1 và 2 của doanh nghiệp được ủy quyền xuất/nhập khẩu lô hàng.  
• Ô số 4: Đại lý hải quan: sẽ điền đầy đủ địa chỉ, số điện thoại, số fax và mã số thuế của Đại lý hải quan; Số, ngày hợp đồng đại lý hải quan
• Ô số 5: Lọai hình: mục này sẽ chọn mã loại hình phù hợp do hệ thống đưa ra. Trường hơp khai thủ công người khai hải quan ghi rõ loại hình xuất khẩu tương ứng.
• Ô số 6: Giấy phép/ngày/ngày hết hạn: Người khai hải quan ghi số, ngày, tháng, năm của giấy phép của các cơ quan quản lý chuyên ngành đối với hàng hóa xuất khẩu và ngày, tháng, năm hết hạn của giấy phép.
• Ô số 7: Hợp đồng/ngày/ngày hết hạn: mục này sẽ ghi số ngày, tháng, năm ký hợp đồng và ngày, tháng, năm hết hạn (nếu có) của hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng.

•  Ô số 8: Hoá đơn thương mại: Người khai hải quan ghi số, ngày, tháng, năm của hoá đơn thương mại
• Ô số 9: Cửa khẩu xuất hàng: Ghi tên cảng, địa điểm (được thoả thuận trong hợp đồng thương mại) nơi từ đó hàng hoá được xếp lên phương tiện vận tải để xuất khẩu.
• Ô số 10: Nước nhập khẩu:  ghi tên nước, vùng lãnh thổ đến cuối cùng được xác định tại thời điểm hàng hóa xuất khẩu, không tính nước, vùng lãnh thổ mà hàng hóa đó quá cảnh. Áp dụng mã nước, vùng lãnh thổ cấp ISO 3166.
•  Ô số 11: Điều kiện giao hàng: dựa vào hợp đồng mà người khai hải quan điền điều kiện vào mục này.
• Ô số 12: Phương thức thanh toán: phương thức thanh toán như đã thoả thuận trong hợp đồng thương mại ( L/C, DA, DP, TTR hoặc hàng đổi hàng …).
• Ô số 13: đơn vị tiền thanh toán: như thỏa thuân trong hợp động. Áp dụng mã tiền tệ phù hợp với ISO 4217 (như đồng dollar Mỹ sẽ ký hiệu là USD).
•  Ô số 14: Tỷ giá tính thuế: là tỷ giá giữa đơn vị nguyên tệ với tiền Việt Nam áp dụng để tính thuế (theo quy định hiện hành tại thời điểm đăng ký tờ khai hải quan) bằng đồng Việt Nam.
• Ô số 15: Mô tả hàng hóa: ghi rõ tên hàng, quy cách phẩm chất hàng hoá theo hợp đồng thương mại và tài liệu khác liên quan đến lô hàng. Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì:

→ Trên tờ khai hải quan ghi: “theo phụ lục tờ khai”

     → Trên phụ lục tờ khai: ghi rõ tên, quy cách phẩm chất từng mặt hàng.

• Ô số 16: Mã số hàng hoá: dựa vào  Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi do Bộ Tài chính ban hành. Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào ô này như sau:

→  Trên tờ khai hải quan: không ghi gì

→ Trên phụ lục tờ khai: ghi rõ mã số từng mặt hàng.

•  Ô số 17: Xuất xứ hàng hóa là tên nước, vùng lãnh thổ nơi hàng hoá được sản xuất ra theo mã nước quy định trong ISO. Trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại ô số 16.
•  Ô số 18: Lượng hàng: ghi số lượng, khối lượng hoặc trọng lượng từng mặt hàng trong lô hàng thuộc tờ khai hải quan đang khai báo phù hợp với đơn vị tính tại ô số 19. Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại ô số 16.
•  Ô số 19: Đơn vị tính: mục này sẽ ghi tên đơn vị tính của từng mặt hàng ( mét, kgs…) theo quy định của Biểu thuế xuất khẩu, Biểu thuế nhập khẩu ưu đãi do Bộ Tài chính ban hành. Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại ô số 16.
• Ô số 20: Đơn giá nguyên tệ: Người khai hải quan ghi giá của một đơn vị hàng hoá bằng loại tiền tệ đã ghi ở ô số 13, căn cứ vào thoả thuận trong hợp đồng thương mại, hoá đơn, L/C hoặc tài liệu khác liên quan đến lô hàng. Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại ô số 16.
•  Ô số 21: Trị giá nguyên tệ: ghi trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng xuất nhập khẩu = Lượng hàng (ô số 18) x Đơn giá (ô số 20). Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi vào ô này như sau

→ Trên tờ khai hải quan: ghi tổng trị giá nguyên tệ của các mặt hàng khai báo trên phụ lục tờ khai.

→ Trên phụ lục tờ khai: Ghi trị giá nguyên tệ cho từng mặt hàng.

•  Ô số 22: Thuế xuất khẩu, người khai hải quan ghi:

→Trị giá tính thuế: Ghi trị giá tính thuế của từng mặt hàng bằng đơn vị tiền Việt Nam.

→Thuế suất (%): Ghi mức thuế suất tương ứng với mã số đã xác định tại ô số 16 theo Biểu thuế xuất khẩu.

→Ghi số thuế xuất khẩu phải nộp của từng mặt hàng. Trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì: Trên tờ khai hải quan ghi tổng số thuế xuất khẩu phải nộp tại ô “cộng”. Trên phụ lục tờ khai ghi rõ trị giá tính thuế, thuế suất, số thuế xuất khẩu phải nộp cho từng mặt hàng.

•   Ô số 23: Thu khác, người khai hải quan ghi:

→Trị giá tính thu khác: Ghi số tiền phải tính thu khác.

→Tỷ lệ %: Ghi tỷ lệ các khoản thu khác theo quy định.

→Số tiền: Ghi số tiền phải nộp

Trong trường hợp lô hàng có từ 4 mặt hàng trở lên thì cách ghi tương tự tại ô số 22.

•  Ô số 24: Tổng số tiền thuế và thu khác (ô 22 + 23), là tổng số tiền thuế xuất khẩu, thu khác, bằng số và bằng chữ.
•  Ô số 25: Lượng hàng, số hiệu container: khi vận chuyển hàng hóa xuất khẩu bằng container ghi như sau:

→Số hiệu container: số hiệu từng container;

→Số lượng kiện trong container: số lượng kiện có trong từng container

→Trọng lượng hàng trong container: là trọng lượng hàng chứa trong từng container và cuối cùng là tổng trọng lượng của lô hàng

→Địa điểm đóng hàng: nơi đóng hàng hóa xuất khẩu vào container;

Trường hợp có từ 4 container trở lên thì người ghi cụ thể thông tin trên phụ lục tờ khai hải quan không ghi trên tờ khai.

• Ô số 26: Chứng từ đi kèm: liệt kê các chứng từ đi kèm của tờ khai hàng hoá xuất khẩu.
•  Ô số 27: Ghi ngày/ tháng/ năm khai báo, ký xác nhận, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu trên tờ khai.

Phần giành cho cơ quan hải quan

•  Ô số 28: Kết quả phân luồng và hướng dẫn làm thủ tục Hải quan: sẽ được hệ thống tự động đưa ra khi công chức tiếp nhận, đăng ký tờ khai cập nhật đầy đủ các thông tin về lô hàng vào hệ thống.

→Trường hợp thủ tục hải quan được thực hiện thủ công thì công chức tiếp nhận ghi lại kết quả từ hệ thống lên tờ khai hàng hoá xuất khẩu.

•  Ô số 29: Ghi chép khác: Dành cho công chức hải quan ở các khâu nghiệp vụ ghi chép những nội dung cần thiết mà không ghi ở nơi khác.
•  Ô số 30: Xác nhận đã thông quan: Công chức được phân công xác nhận trên hệ thống/trên tờ khai do doanh nghiệp in.
•  Ô số 31: Xác nhận của hải quan giám sát: Phần ghi chép của công chức hải quan giám sát hàng hoá xuất khẩu

Hy vọng bài chia sẻ của mình sẽ giúp các bạn hiểu hơn phần nào về tờ khai hải quan để khi làm việc thực tế tránh được những sai sót làm phát sinh chi phí. Nếu còn chỗ nào chưa rõ bạn đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới để mình giải đáp thêm nhe.

Chúc các bạn thành công!

Tác giả: Thúy Nicki – Tổng hợp và biên tập