Quy trình xuất khẩu một lô hàng lẻ LCL

Trong những năm gần đây, tình hình xuất khẩu của nước ta ngày càng phát triển. Thế nhưng, không phải doanh nghiệp nào cũng có lượng khách hàng lớn để xuất khẩu nguyên container. Vì vậy, giải phép đi hàng LCL – ghép hàng với các chủ hàng khác sẽ giúp tiết kiệm chi phí hơn. Bài viết hôm nay, mình sẽ giúp các bạn định hình rõ hơn quy trình xuất khẩu một lô hàng lẻ như thế nào? 

Bạn đã biết quy trình xuất khẩu lô hàng LCL như thế nào?
Bạn đã biết quy trình xuất khẩu lô hàng LCL như thế nào?

Quy trình xuất khẩu một lô hàng lẻ LCL bằng đường SEA

Mình có chia sẻ với các bạn cách phân biệt hàng FCL và LCL (Tại đây). Nhìn chung, các hàng bách hóa thông thường nếu có số lượng ít, không yêu cầu về nhiệt độ bảo quản, không phải hàng nguy hiểm có MSDS thì điều có thể chọn hình thức vận chuyển qua các bên coloader.

Quy Trình Xuất Khẩu Một Lô Hàng Lẻ LCL
Quy Trình Xuất Khẩu Một Lô Hàng Lẻ LCL

Bước 1: Đàm phán và ký kết hợp đồng ngoại thương

– Người bán và người mua sẽ thỏa thuận với nhau về các điều khoản trong hợp đông ngoại thương. Trong đó, có hình thức thanh toán và điều khoản Incoterms.

– Ở Việt Nam, các doanh nghiệp thường chọn xuất khẩu theo hình thức EXW, FOB. Nhưng mình vẫn khuyến khích xuất theo điều kiện CIF để ủng hộ nền vận chuyển trong nước và chủ động được thời gian làm hàng của mình.

Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu

– Căn cứ vào phụ lục III của Nghị định số: 69/2018/NĐ-CP.  để tra cứu mặt hàng nào phải xin giấy phép.

–  Đối với hàng hóa xuất khẩu thông thường-Genneral cargo không phải xin giấy phép

– Những mặt hàng như: Tiền chất sử dụng trong công nghiệp, dược liệu quý hiếm, vật liệu nổ công nghiệp,… thì phải xin giấy phép của các bộ ngành quản lý.

Việc xin giấy phép rất quan trọng và mất thời gian, nên doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi xuất hàng

Bước 3: Xác nhận thanh toán theo thỏa thuận như hợp đồng.

Người mua hàng sẽ tiến hành thanh toán cho người giao hàng. Có thể thanh toán một phần, thanh toán toàn bộ hoặc thanh toán theo L/C phụ thuộc vào thỏa thuận của hai bên lúc kí kết hợp đồng ngoại thương.

Bước 4: Chuẩn bị hàng để xuất đi

Doanh nghiệp sẽ lên kế hoạch đóng gói sản phẩm đúng với quy cách, chất lượng chào hàng và sắp xếp tiến độ đóng hàng kịp với giờ cut off quy đình của nhà vận chuyển – Coloader

Bước 5: Thu xếp chỗ với hãng vận chuyển – thuê tàu

Shipper là người book cước thì sẽ liên hệ với coloader check giá và lịch tàu cụ thể. Sau khi confirm với bên vận chuyển shipper sẽ chuẩn bị hàng như đúng tiến độ cutt off như trên booking confirm.

– Trường hợp consignee là người trả cước thì shipper sẽ nhận được thông tin của coloader do consignee chỉ định. Và cũng chuẩn bị hàng như booking confirm nhận được.

Bạn đọc có thể tham khảo lại điều kiện Incoterm 2010 tại đây 

Bước 6: Đóng hàng và vận chuyển về cảng

– Với hàng lẻ thì cần đóng gói kỹdán shipping mark trên bao bì để phân biệt hàng của những chủ khác.

Chuẩn bị trước và nộp cho cảng phiếu xác nhận khối lượng (VGM).

– Hàng cần hạ trước giờ tàu cắt máng (closing time) nếu không sẽ rất dễ bị rớt tàu (không được xếp lên tàu mặc dù đã xong thủ tục).

Tiến hành kiểm tra chuyên ngành như kiểm dịch, hung trùng…nếu mặt hàng có yêu cầu.

Bước 7: Làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng lẻ

Chuẩn bị bộ chứng từ để làm thủ tục xuất khẩu gồm:

  • Hợp đồng ngoại thương 
  • Hóa đơn thương mạ 
  • Phiếu đóng gói (VGM) 
  • Phiếu hạ hàng (do cảng cấp khi hàng hạ về cảng ở bước 6)
  • Giấy giới thiệu. 

=> Sau khi thông quan doanh nghiệp sẽ nộp tờ khai thông quan cho hãng tàu để họ ký thực xuất với hải quan giám sát.

Sale Contract - Hợp Đồng Ngoại Thương
Sale Contract – Hợp Đồng Ngoại Thương

Với điều kiện FOB, thì đến bước thông quan tờ khai & hàng xếp lên tàu là người bán cơ bản đã hoàn thành nghĩa vụ của mình. Trường hợp công ty bạn xuất khẩu theo điều kiện C, thì cần:

Gửi SI cho bên consol, xác nhận nội dung B/L, nhận B/L gốc (nếu có)

– Sau khi hàng đã hạ về cảng và xong thủ tục hải quan, shipper phải gửi chi tiết làm Bill, hay Hướng dẫn gửi hàng (SI – Shipping Instruction) cho coloader trước thời hạn Cut-off Time. Nên yêu cầu họ xác nhận, để đảm bảo chắc chắn họ đã nhận được trước thời hạn.

– Dựa trên thông tin SI, coaloader sẽ gửi bill nháp cho shipper kiểm tra. Nếu quá thời hạn deadline, mà shipper muốn sửa bill có thể bị mất phí theo quy định của mỗi bên.

 Đối với hàng lẻ thì khách hàng sẽ nhận được là House Bill of Lading, chứ không phải là master bill như hàng FCL.

Bước 8: Chuẩn bị các chứng từ khác theo yêu cầu của consignee

-Mua bảo hiểm (nếu có), làm C/O hoặc các chứng từ khác theo yêu cầu của consignee.

– Khi đã có vận đơn, shipper nên gửi sớm file mềm bộ chứng từ để thông báo cho consigne  hàng đã xếp lên tàu.

– Bên cạnh đó, shipper  tiến hành làm các thủ tục khác để cung cấp chứng từ khác theo như quy định trong hợp đồng, chẳng hạn như: Chứng thư bảo hiểm hàng hóa đường biển (Marine Insurance Policy), Chứng nhận xuất xứ (CO), Chứng thư kiểm dịch thực vật (Phytosanitary) hay kiểm dịch động vật

– Để đảm bảo tính chính xác, bạn nên gửi bản nháp và file mềm bản chính thức cho người mua, để họ kiểm tra xác nhận. Nếu có nội dung nào cần bổ sung chỉnh sửa, thì làm sớm, sẽ tốt hơn muộn.

Mẫu chứng thư kiểm dịch thực vật (tùy vào yêu cầu của mặt hàng)
Mẫu chứng thư kiểm dịch thực vật (tùy vào yêu cầu của mặt hàng)

Bước 9: Gửi chứng từ cho nhà nhập khẩu.

– Khi đã có bộ chứng từ, shipper sẽ gửi cho người consignee bộ chứng từ gốc, theo số lượng đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán. Đồng thời cũng nên gửi  file scan qua email để consignee chuẩn bị trước những bước cần thiết cho quy trình nhập khẩu.

Bộ Chứng Từ Nhập Khẩu Bao Gồm 

Chứng từ bắt buộc gồm có:

  • Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)
  • Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)
  • Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
  • Tờ khai hải quan(Customs Declaration)
  • Vận đơn (Bill of lading)

Chứng từ thường có: các loại chứng từ này có thể có hoặc không, tùy theo trường hợp thực tế của hợp đồng thương mại như:

  • Tín dụng thư L/C
  • Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)
  • Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)
  • Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Các loại chứng từ khác: ngoài những chứng từ nêu trên, chúng ta còn có thể bắt gặp:

  • Giấy chứng nhận chất lượng (CQ – Certificate of Quality)
  • Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of Analysis)
  • Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)
  • Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

Hy vọng những chia sẻ của mình có thể giúp bạn đọc đút kết những kinh nghiệm làm hàng LCL để tối ưu hóa các chi phí vận chuyển. 

Chúc các bạn thành công!

Tác giả: Thúy Nicki – Tổng hợp và Biên tập.

Chia sẻ

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.