Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho, Tăng Hiệu Quả Chuỗi Cung Ứng

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn và là một trong những tài sản có giá trị trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Do đó doanh nghiệp, người làm trong nghề liên quan đến quản lý kho bãi, warehouse cũng cần biết cách quản lý hàng tồn kho tốt. Vậy đâu là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả? Chúng ta cùng tìm hiểu theo bài viết dưới đây.

Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho, Tăng Hiệu Quả Chuỗi Cung Ứng
Phương Pháp Quản Lý Hàng Tồn Kho, Tăng Hiệu Quả Chuỗi Cung Ứng

Xây Dựng Không Gian Nhà Kho

Đây là phương pháp mang tính chiến lược mà những người quản lý hàng tồn kho nên cân nhắc cẩn thận.

Mỗi m2 trong không gian nhà kho sẽ quyết định đến tổng số vốn phải đầu tư là bao nhiêu. Tùy theo việc đặc trưng của hàng hóa trong doanh nghiệp mà có những cách xây dựng khác nhau giúp cho doanh nghiệp giải quyết được vấn đề quản lý không gian trong nhà kho một cách dễ dàng, thuận tiện trong việc lưu trữ và phục hồi.

Có rất nhiều cách để doanh nghiệp có thể mở rộng không gian nhà kho như: xây dựng tầng lửng, sử dụng tủ chứa nhiều ngăn để đặt sản phẩm, tiêu thụ qua đặt hàng online,…

Đâu Là Mức Tồn Kho Hợp Lý

Cần xác định mức tồn kho hợp lý để tối ưu chi phí tồn kho.
Cần xác định mức tồn kho hợp lý để tối ưu chi phí tồn kho.

Mức tồn kho cao dẫn đến chi phí tăng (costs of stocks). Tuy nhiên, tồn kho ở mức thấp có thể khiến doanh nghiệp gặp thiệt hại vì không có đủ hàng/ nguyên vật liệu để sản xuất hàng hóa. Khi lượng cung không đáp ứng được lượng cầu, công ty sẽ mất doanh thu và khách hàng (costs of stock-out). Để giải quyết sự phức tạp trên, Nhà quản lý tồn kho (Inventory Manager) phải tự đặt ra những câu hỏi đơn giản nhưng vô cùng quan trọng sau: Nên tồn kho cái gì? Khi nào? Và lượng tồn bao nhiêu?

Xác Định Mặt Hàng/ Nguyên Vật Liệu Cần Tồn Kho

Theo báo cáo Logistics Việt Nam 2020, chi phí tồn kho và chi phí quản lý (bao gồm: lưu kho, bãi, xếp dỡ hàng hóa và đóng gói) chiếm 40% chi phí Logistics. Do đó, việc kiểm soát hàng tồn là cần thiết để đảm bảo mức tồn kho thấp nhất có thể. Có một số phương pháp xác định mặt hàng nên tồn kho như sau:

  • Theo kỹ thuật phân tích ABC (nhóm A: 20-80% doanh thu, nhóm B: (15-30% doanh thu, nhóm C: từ -5% – 50%).
  • Nguyên tắc Pareto (80/20): 80% doanh thu của doanh nghiệp đến từ 20% loại hàng hóa.

Khi Nào Nên Đặt Hàng

3 cách tiếp cận khác nhau đối với câu hỏi này:

  • Thứ nhất: dựa vào hệ thống đánh giá định kỳ. Theo hệ thống này, doanh nghiệp đặt hàng vào những khoảng thời gian đều đặn.
  • Thứ hai: doanh nghiệp dựa vào hệ thống lượng đặt hàng cố định.
  • Thứ ba: hệ thống lấy dữ liệu cụ thể về lượng cầu. Đặt một lượng hàng tương đương với lượng cầu đó.

Ngoài ra, để giúp cho hàng hóa của doanh nghiệp bạn luôn giữ được ở mức cân bằng trong vòng kiểm soát. Khi có đơn hàng được đặt, bạn sẽ xem xét lại kho hàng của mình. Xem hàng hóa còn lại trong kho là bao nhiêu để bắt tay vào chuẩn bị lô hàng.

Cần Tồn Kho Bao Nhiêu

Một lần đặt hàng luôn gắn liền với nhiều chi phí phát sinh như phí quản trị, vận chuyển, chi phí sử dụng vốn,…. Nếu lượng hàng lớn và không được đặt thường xuyên, chi phí đặt hàng và chi phí vận chuyển sẽ thấp, nhưng mức tồn kho và giá trị tồn kho trung bình sẽ cao. Ngược lại, nếu doanh nghiệp đặt lượng hàng nhỏ thường xuyên, chi phí quản trị và vận chuyển cao, nhưng mức tồn kho và giá trị tồn kho thấp. Vì vậy, cần có một sự tính toán nhất định để đảm bảo tiết kiệm chi phí mà vẫn tăng hiệu quả cung ứng hàng:

Có nhiều phương pháp dùng để xác định lượng hàng đặt. Cần dựa vào các yếu tố sau để tính toán lượng hàng nên đặt:

  • Biểu đồ nhu cầu (Demand Pattern)
  • Giá & chiết khấu
  • Chi phí giao nhận đơn hàng
  • Chi phí lưu trữ hàng
  • Chi phí thiếu hụt hàng hoá (Cost of shortage)
  • Tỷ lệ giao hàng thành công

Bạn có thể tham khảo phương pháp thông dụng: phân tích ABC (ABC analysis) và Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ) để xác định lượng đặt hàng tối ưu cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, mô hình EOQ vẫn chỉ là mang tính tương đối, còn hơi nặng lý thuyết nhưng nếu biết khéo áp dụng thực tế doanh nghiệp, bạn sẽ sở hữu cho mình một công thức đặt hàng vô cùng hiệu quả đấy. 

Sắp Xếp Hàng Hợp Lý Để Quản Lý Hiệu Quả

Sắp xếp hàng tồn kho cũng là một nghệ thuật cũng là một bài toán để nâng cao
Việc sắp xếp hàng tồn kho khoa học có thể tiết kiệm thời gian tìm kiếm, tiết kiệm không gian trong kho.

Nếu chúng ta làm tốt 2 điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa trong kho thì mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn kho hiệu quả để trở nên vô nghĩa. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

  • Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí.
    • Ưu điểm: rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng.
    • Nhược điểm: tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
  • Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho.
    • Ưu điểm: linh động, tiết kiệm tối đa diện tích.
    • Nhược điểm: mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

Kiểm Soát Các Nhân Tố Ảnh Hưởng Tới Chi Phí Tồn Kho

Mỗi quyết định trong Chuỗi Cung Ứng đều có ảnh hưởng đến Chi phí tồn kho, cụ thể hơn là ảnh hưởng lên quy mô tồn kho. Vì thế, tất cả các chức năng liên quan (Manufacturing, Marketing, Fulfillment và Procurement) phải kết nối để công tác quản lý tồn kho đạt hiệu quả.

Quy mô tồn kho càng lớn, chi phí tồn kho càng cao. Khi một công ty mua, sản xuất hoặc vận chuyển một lượng hàng hoá hoặc nguyên vật liệu lớn hơn, mức tồn kho trung bình sẽ tăng theo công thức sau:

Mức tồn kho trung bình (tuần) = Lượng đặt hàng Kinh tế (EOQ) / 2

Sự tăng trưởng trong mức tồn kho dẫn đến sự thay đổi tỷ lệ thuận trong chi phí tồn kho. Do đó, nhà quản lý tồn kho cần nhận thức được các yếu tố ảnh hưởng đến sự tăng giảm của mức độ tồn kho.

Các Dòng Sản Phẩm Mới

Phát triển và Sản xuất thêm dòng sản phẩm là một chiến lược hữu ích mà doanh nghiệp vận dụng để tăng thị phần. Tuy nhiên khi thêm vào danh mục sản phẩm (portfolio) một dòng sản phẩm mới (product line), doanh nghiệp cần lưu ý tách bạch tồn kho của những sản phẩm mới cùng với mức tồn kho an toàn (safety stock) trong công tác quản lý tồn kho.

Số Lượng Vị Trí Dự Trữ Hàng Tồn Kho

Càng nhiều nơi dự trữ hàng tồn kho, mức tồn kho trung bình càng lớn. Do đó, giảm vị trí hàng tồn có thể giảm đáng kể chi phí. Tuy nhiên việc giảm vị trí tồn kho một phải tính toán kỹ lưỡng để không gây ảnh hưởng quá lớn đến dịch vụ khách hàng (customer service) và phí vận chuyển (transportation costs).

Chi Phí Vận Chuyển

Ở khâu vận chuyển, doanh nghiệp cần xem xét đến tính chất sản phẩm: Những sản phẩm ít giá trị thường được lưu trữ và vận chuyển với số lượng lớn. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí bằng việc áp dụng phương thức vận chuyển phổ thông với thời gian vận chuyển dài. 

Tuy cách thức trên làm tăng chi phí tồn kho, song vẫn là lựa chọn hợp lý. Vì chi phí vận tải chiếm 60% chi phí Logistics tại Việt Nam, lớn hơn nhiều so với chi phí tồn kho.

Kiểm Kê Hàng Hóa Định Kỳ

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động vô cùng cần thiết.

Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.

Ứng Dụng Công Nghệ Vào Việc Quản Lý Hàng Tồn Kho

Việc đầu tư vào công nghệ là giải pháp hữu hiệu trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả
Việc đầu tư vào công nghệ là giải pháp hữu hiệu trong quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Ở trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả. Nhưng để áp dụng được các công việc trên thì lại khá tốn thời gian tính toán, theo dõi, ghi chép. Do đó, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho.

Ví dụ: sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.

Việc áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phương pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.

Kết Luận

Có thể thấy việc quản lý tồn kho hiệu quả phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định và quy trình kiểm soát của doanh nghiệp song song với việc cân đối giữa chi phí tồn kho và chi phí phải trả khi hụt hàng. Chính tính chất kết nối không thể tách rời của Chuỗi cung ứng mà sự quản lý đúng đắn phải tuân theo chiến lược chung của toàn chuỗi.

Ví dụ, các doanh nghiệp có xu hướng theo đuổi triết lý kinh doanh: “lấy khách hàng làm trung tâm”. Vì vậy, doanh nghiệp phải giữ tồn kho luôn ở mức cao để đảm bảo hàng luôn sẵn sàng đến tay người mua. Điều đó khiến chi phí tồn kho trở nên khổng lồ nhưng cần phải chấp nhận điều này.

Hy vọng với kiến thức trong bài viết này đã giúp ích cho bạn trong công việc. Mời bạn đọc xem thêm nhiều bài viết nghiệp vụ hữu ích khác tại scvmlk.org.

Chúc bạn thành công!

Ngọc Mai – Tổng hợp và Biên tập

Chia sẻ

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

The maximum upload file size: 2 MB. You can upload: image, audio, video, document, spreadsheet, interactive, text, archive, code, other. Links to YouTube, Facebook, Twitter and other services inserted in the comment text will be automatically embedded.