Bộ Chứng Từ Xuất Nhập Khẩu Gồm Những Gì, Tổng Hợp Từ A-Z

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tổng hợp những chứng từ liên quan tới hàng hóa gồm chứng từ vận tải, chứng từ theo hàng, chứng từ liên quan tới thanh toán được 2 bên mua bán chuẩn bị xuất trình cho cơ quan chức năng khi thông quan xuất nhập khẩu hàng hóa.

Vậy bộ chứng từ xuất khẩu gồm những gì, những chứng từ nào bắt buộc phải có những chứng từ nào không cần bắt buộc các loại chứng từ này xin ở đâu, do ai phát hành? Mời bạn đọc quan tâm về chủ đề này cùng tham khảo bài viết bên dưới.

Xem thêm:

• Cargo List là gì?
• Vận đơn xuất nhập khẩu là gì?
• Booking confirmation

Chi Tiết Các Chứng Từ Cơ Bản (Bắt Buộc)

• Hợp đồng thương mại (Commercial Contract) Đây là chứng từ đầu tiên thể hiện thỏa thuận giữa bên mua và bên bán. Đây là chứng từ quan trọng nhất là căn cứ xác định trách nhiệm, rủi ro và chi phí giữa các bên mua bán liên quan tới hàng hóa thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial invoice) Để biết giá trị hàng hóa. Nó là yêu cầu của người bán đòi hỏi người mua phải trả số tiền hàng đã được ghi trên hoá đơn. Hoá đơn nói rõ đặc điểm hàng hoá, đơn giá và tổng trị giá của hàng hoá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, phương thức chuyên chở hàng. Hoá đơn thường được lập làm nhiều bản và được dùng trong nhiều việc khác nhau: tính phí bảo hiểm khi mua bảo hiểm hàng hoá, xin cấp ngoại tệ, tính tiền thuế.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Cargo List) Thể hiện số lượng, trọng lượng hàng hóa. Đây là chứng từ được lập sau khi đóng hàng dùng để kiểm kê hàng hóa tại đầu nhập, hải quan dùng chứng từ này để làm căn cứ đánh giá thực tế xuất nhập khẩu của công ty có đúng như khai báo không. Dựa vào Cargo List sẽ biết được kế hoạch khai thác hàng, phương tiện vận tải, bố trí công nhân, kho bãi nếu cần.
• Vận đơn Là chứng từ xác nhận việc hàng hóa đã được xếp lên phương tiện vận tải như tàu biển, máy bay… Vận đơn do hãng tàu hoặc hãng bay phát hành gọi là vận đơn chủ, do các công ty FWD là vận đơn thứ. Đây là căn cứ để các bên vận tải có trách nhiệm với chủ hàng khi xảy ra trouble liên quan tới quá trình vận tải.
• Xác nhận đặt chỗ (Booking Confirmation) Đối với hàng lẻ LCL thì chỉ cần chứng từ này. Nhưng với hàng nguyên container FCL thì cần thêm số contanier và số seal. Chứng từ này quan trọng vì nó thể hiện ngày dự kiến tàu chạy, lộ trình tàu ra sao. Nếu biết được cảng dự kiến tàu chạy thì có thể tra được code của đích vận chuyển bảo thuế (địa điểm terminal xuất hàng đi nước ngoài) và địa điểm chờ thông quan dự kiến.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration) Đây là chứng từ để kê khai các mặt hàng hóa với cơ quan hải quan. Hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ có 2 tờ khai đối ứng là tờ khai xuất khẩu và tờ khai nhập khẩu. Có các cách phân loại tờ khai hải quan cơ bản như sau:
  • Luồng xanh: Không phải kiểm hóa, người khai phải xuống hải quan để kiểm tra thuế đã nổi trong tài khoản của kho bạc hay chưa. Khi đó, bạn có thể xuống cảng lấy hàng.
  • Luồng vàng: Chủ hàng xuất trình tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại. Ngoài ra, có thể phải nộp thêm chứng từ vận đơn, C/O, giấy kiểm tra chất lượng,…
  • Luồng đỏ: Đây là mức độ kiểm tra cao nhất, người khai vừa bị kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa. Luồng đỏ ở kết quả sẽ gây tốn chi phí, thời gian và công sức của 2 bên.

Một Số Loại Chứng Từ Khác (Thường Gặp)

• Thư tín dụng (L/C) Là thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của người nhập khẩu cam kết sẽ trả tiền đúng hạn cho người xuất khẩu trong thời gian nhất định. Đây là một trong các hình thức thanh toán chặt chẽ có lợi cho người xuất khẩu thường xuyên được sử dụng trong thương mại quốc tế.

Note: Khi sử dụng L/C người mua sẽ phải ký quỹ tiền vào tài khoản để dùng cho việc trả tiền hàng cho người xuất khẩu trước khi hàng được gửi đi như vậy người bán không lo tình trạng hàng đi nhưng người mua từ chối nhận hàng hoặc nhân hàng mà không thanh toán.

• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate) Là chứng từ bảo hiểm do 2 bên mua bán có thể mua tự nguyện hoăc bắt buộc phụ thuộc vào các điều kiện trong incoterms. Đối với term CIF và CIP thì người bán phải có trách nhiệm mua bảo hiểm bắt buộc cho người mua.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Chứng nhận xuất xứ hàng hóa C/O được dùng để chứng minh nguồn gốc của hàng. Có 2 loại C/O: C/O được hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu và C/O không được ưu đãi cả 2 loại này đều có chức năng chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa. Đây là chứng từ rất quan trọng.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) Và chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate) Là loại chứng nhận do cơ quan kiểm dịch cấp để xác nhận lô hàng đã được kiểm dịch với mục đích ngăn chặn sự lây lan của dịch bệnh giữa các quốc gia. Đây là chứng từ bắt buộc với một số nước nhập khẩu, hoặc đối với hàng hóa có nguồn gốc thực vật, đông vật được đựng bằng pallet gỗ. Thời gian làm hun trùng cho hàng mất từ 12 -24h.

Ngoài ra, tùy theo tính chất và yêu cầu của từng loại mặt hàng, từng quốc gia mà hàng hóa được nhập khẩu vào thì sẽ có thêm những chứng từ sau: Chứng nhận kiểm định (CA – Certificate of analysis ), Chứng nhận kiểm định chất lượng (CQ – Certificate of Quality), Chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate), Chứng nhận hợp chuẩn hợp quy, phân tích phân loại, Tem nhãn năng lượng cho hàng hóa…

Như vậy, qua bài viết trên, hy vọng bạn đã có thêm những thông tin hữu ích về bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, viết bằng lời khó giải thích được rõ ràng và trực quan. Nếu bạn đang ôn lại kiến thức, bạn có thể đọc bài viết này, sau đó note lại những gì nhớ được và xem thêm các video trên Youtube để có thể hình dung tốt hơn nha.

Nếu bạn là người mới hoàn toàn, mình khuyên hãy tìm hiểu các khóa học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế. Đó là con đường ngắn nhất giúp bạn vào nghề,một số trung tâm đào tạo uy tín như: VinaTrain Việt Nam, Tân Cảng, Thuận Phát… có chương trình đào tạo rất sát với công việc này.

Chúc bạn thành công!

Ngọc Mai – Tổng hợp và Biên Tập